Le registre des entrées

Le registre des entrées garde la trace de la manière dont les archives sont arrivées : don, dépôt, achat, legs, versement. Il est facultatif (inutile pour décrire vos propres archives), mais précieux dès que vous recevez des documents d’autrui. Les entrées alimentent l’élément ISAD(G) 3.2.4, Modalités d’entrée, des unités qui en sont issues.

La destination Entrées

Cliquez sur Entrées dans la barre latérale (⌘4). La colonne centrale liste les entrées, les plus récentes en haut, avec leur numéro, leur modalité, leur date, leur source, leur statut et le nombre d’unités liées.

Enregistrer une entrée

1. Cliquez sur + en haut de la liste (Nouvelle entrée, ⌘N quand la destination est affichée).
2. Complétez la fiche, enregistrée automatiquement :
   • Numéro : proposé au format AAAA-NNN (par exemple 2026-001), modifiable, unique dans le registre ;
   • Date d’entrée (Ajouter une date, Retirer la date) ;
   • Source : une autorité (personne, famille, collectivité), choisie ou créée comme un producteur, ou un texte libre (« Famille Durand, par l’intermédiaire de… ») ;
   • Modalité : Don, Dépôt, Achat, Legs, Versement ou Autre ;
   • Importance matérielle : en texte libre, par exemple « 12 boîtes, 1 disque dur de 2 To » ;
   • Description ;
   • Statut : Enregistrée à l’arrivée, Traitée une fois les archives classées et décrites.

Pour le fonds de Léa, l’entrée 2026-001 enregistre le dépôt du 14 mars 2023, source « Martin, Léa », modalité Dépôt.

Relier une entrée aux unités

Dans la carte Unités liées de la fiche, Lier des unités… ouvre une feuille où vous cherchez les unités par intitulé ou par cote, puis Lier. Léa y relie le « Fonds photographique ».

Une entrée liée apparaît ensuite comme contexte de l’élément 3.2.4 (Modalités d’entrée) dans la description, en mode Complet, de l’unité liée et de toutes ses descendantes ; le lien Ouvrir l’entrée dans le registre y ramène. Révéler dans l’arbre fait le chemin inverse, et le bouton − délie une unité.

Créer un fonds à partir d’une entrée

Quand une entrée correspond à un nouvel ensemble, Créer un fonds à partir de l’entrée, en bas de la fiche, crée d’un coup :

• un nouveau fonds lié à l’entrée ;
• avec pour producteur la source de l’entrée, si c’est une autorité ;
• et l’élément 3.2.4 prérempli (modalité, date, source).

Il ne reste qu’à lui donner son intitulé et à construire son arbre.

Supprimer l’entrée la retire du registre (annulable avec ⌘Z).