Deux listes partagées par tout le repository enrichissent vos descriptions :
- les autorités décrivent les personnes, familles et collectivités qui ont produit vos archives (norme ISAAR(CPF)) ;
- les termes sont les points d’accès : lieux, sujets, genres et formes.
Une autorité ou un terme est saisi une seule fois et relié à autant d’unités que nécessaire. Le renommer le renomme partout.
La destination Autorités
Cliquez sur Autorités dans la barre latérale (⌘2). La colonne centrale liste les autorités, avec leur type et le nombre d’unités liées ; la colonne de droite montre la notice de l’autorité choisie.
En haut de la liste :
- Filtrer les autorités retrouve une autorité par son nom ;
- les boutons Toutes, Personne, Famille, Collectivité filtrent par type ;
- le menu ⇅ Trier par classe par Nom ou par nombre d’Unités liées ;
- + (ou ⌘N quand la destination est affichée) crée une autorité.
Créer une autorité
+ ouvre la feuille Nouvelle autorité : choisissez le Type d’entité (Personne, Famille, Collectivité) et saisissez la Forme autorisée du nom (ISAAR(CPF) 5.1.2), par exemple « Martin, Léa ». Créer l’ajoute à la liste.
Si ce nom existe déjà pour ce type, la feuille le signale et propose Utiliser « … » ; la création reste possible, car les homonymes existent.
Compléter la notice
La notice se remplit comme une description, avec enregistrement automatique :
- Zone d’identification : type d’entité, forme autorisée du nom, Autres formes du nom (bouton Ajouter une forme), Identifiants externes (référentiel et identifiant, bouton Ajouter un identifiant) ;
- Zone de description : Dates d’existence (texte libre, plus un début et une fin normalisés AAAA[-MM[-JJ]]), Histoire, Lieux, Sources.
La carte Unités liées, en bas de la notice, liste les unités reliées à l’autorité, groupées par rôle ; Révéler dans l’arbre y mène. Placer dans la corbeille retire l’autorité ; si elle est liée à des unités, Memory Atlas liste celles qui la perdraient et demande confirmation. Ses liens sont rétablis si vous la restaurez.
Relier un producteur à une unité
Le lien le plus courant est celui du producteur (ISAD(G) 3.2.1). Dans la description d’une unité, le champ Nom du producteur accepte une ou plusieurs autorités :
- Cliquez dans Ajouter un producteur… et tapez le début du nom.
- Choisissez une suggestion avec les flèches puis ↩, ou cliquez dessus.
- Si l’autorité n’existe pas encore, choisissez Créer « … »… : la feuille Nouvelle autorité s’ouvre, déjà remplie avec le nom tapé.
Chaque producteur apparaît comme une étiquette ; son menu permet de le Déplacer avant, Déplacer après ou de le Retirer. Le producteur donné au fonds est hérité par toutes ses unités, sauf là où vous le surchargez (voir L’héritage). Une unité sans producteur, ni local ni hérité, ne peut pas être validée (règle V-07).
Les points d’accès
La carte Points d’accès d’une description relie l’unité à des termes :
- Choisissez le type du terme à créer avec le sélecteur Lieu, Sujet ou Genre / forme.
- Tapez le terme dans Ajouter un lieu, un sujet, un genre… ; choisissez une suggestion existante ou Créer « … » (type).
Pour le Projet A, Léa ajoute « Lyon » (lieu), « Périphérie urbaine » (sujet) et « Photographie argentique » (genre / forme) :
Chaque terme apparaît comme une étiquette, avec son type ; la croix le retire de l’unité (le terme reste dans la liste des termes).
La destination Termes
Termes (⌘3) liste tous les termes, filtrables par texte et par type (Tous, Lieu, Sujet, Genre / forme), avec le nombre d’unités indexées. Le détail d’un terme permet de corriger son Libellé, d’ajouter une Note (portée, source du terme…) puis Enregistrer, de voir les Unités indexées (avec Révéler dans l’arbre) et de Placer dans la corbeille le terme.
Les termes de genre / forme servent aussi de filtre Type dans la recherche.